Privacyverklaring EventKit

Inleiding

Wij hechten veel waarde aan jouw privacy. Daarom behandelen wij jouw persoonsgegevens altijd zorgvuldig, vertrouwelijk en veilig. Daarbij handelen wij conform de geldende privacywetgeving. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden wij dat doen en welke rechten jij hebt.

Wanneer jij als crewlid of leverancier betrokken bent bij één van onze klanten, kunnen jouw persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van de planning en uitvoering van activiteiten. Ook deze gegevens worden door ons vertrouwelijk behandeld, conform de afspraken met deze klanten en de toepasselijke privacywetgeving. Voor informatie over deze verwerkingen en de uitoefening van jouw rechten verwijzen wij je naar de privacyverklaring van de betreffende EventKit-klant.

Bescherming van de privacy

Bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens hanteren wij de volgende principes:

1. Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt op basis van geldige wettelijke grondslagen en op een zorgvuldige manier.
2. Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor vooraf vastgestelde en duidelijk omschreven doeleinden.
3. Wij streven naar minimale gegevensverwerking en zorgen ervoor dat persoonsgegevens juist en actueel blijven.
4. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
5. Wij gaan vertrouwelijk om met persoonsgegevens en treffen passende beveiligingsmaatregelen.
6. Bij samenwerking met externe partijen maken wij afspraken over gegevensbescherming, vastgelegd in verwerkersovereenkomsten.

Verzamelen van gegevens

Wij verzamelen en verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. het leveren, beheren en doorontwikkelen van onze (online) dienst (EventKit software)
2. het informeren en benaderen van onze (potentiële) markt
3. het verbeteren en optimaliseren van onze organisatie

Voor andere doeleinden gebruiken wij jouw persoonsgegevens uitsluitend wanneer wij hiervoor vooraf jouw uitdrukkelijke toestemming hebben verkregen.

1. Het leveren en ontwikkelen van onze (online) dienst (EventKit software)

Voor het gebruik van het EventKit-platform en/of de EventKit-software sluiten wij een overeenkomst met je. In het kader van deze overeenkomst verwerken wij persoonsgegevens ten behoeve van facturatie en klantenservice. Wij verwerken hierbij onder andere jouw (bedrijfs)naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer en betaalgegevens.

Daarnaast kunnen wij jouw contactgegevens gebruiken om noodzakelijke serviceberichten te versturen, zoals informatie over het gebruik van de dienst of wijzigingen daarin.

Voor het dagelijks gebruik en de verdere ontwikkeling van ons platform verwerken wij tevens authenticatie- en beveiligingsgegevens. Waar mogelijk gebruiken wij geanonimiseerde gegevens voor analyse en verbetering van onze dienstverlening.

Wij verzamelen onder andere:

Gebruiksgegevens van producten: gegevens over het gebruik van functies en bezochte pagina’s.

Apparaat-, connectiviteits- en configuratiegegevens: gegevens over het apparaat en netwerk waarmee verbinding wordt gemaakt.

Prestatiegegevens: gegevens over prestaties van de producten en eventuele problemen.

Foutrapporten: rapporten die informatie kunnen bevatten over fouten, software of hardware en het moment waarop een fout is opgetreden.

Locatiegegevens: globale locatiegegevens, zoals afgeleid van een IP-adres of postcode.

De wettelijke grondslag voor deze verwerkingen is de uitvoering van de overeenkomst, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang van EventKit. Waar nodig vragen wij jouw toestemming.

2. Het informeren en benaderen van onze (potentiële) markt

Voor marketing- en communicatieactiviteiten gebruiken wij contact- en bedrijfsgegevens. Dit kan onder meer bestaan uit persoonlijk contact via telefoon of e-mail en het versturen van digitale nieuwsbrieven.

Nieuwsbrieven worden uitsluitend verstuurd aan klanten en geïnteresseerden die hiervoor toestemming hebben gegeven. Afmelden is op ieder moment mogelijk.

3. Het verbeteren van onze organisatie

Binnen EventKit en door externe partijen vinden kwaliteitscontroles en audits plaats. Hierbij kunnen persoonsgegevens worden verwerkt, bijvoorbeeld bij accountantscontroles of onderzoeken door toezichthouders.

Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens bij de afhandeling van klachten en bezwaren.

Beveiliging van jouw gegevens

We hebben technische en organisatorische maatregelen getroffen om te waarborgen dat jouw gegevens bij ons adequaat beveiligd zijn. Ook van onze hostingpartijen en/of andere uitbestedingspartners vereisen wij dezelfde beveiligingsnormen.

Samenwerking met andere partijen

We maken gebruik van verwerkers om onze diensten te kunnen leveren. Met deze subverwerkers hebben we afspraken om jouw privacy-rechten te waarborgen vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

Wij kunnen jouw persoonsgegevens delen met partijen. Dit doen wij als jij dat van ons vraagt of als dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst. 

Buiten deze partijen verkopen en delen wij je persoonsgegevens niet aan/met derden zonder je toestemming, behalve wanneer we hiertoe door een vordering van een bevoegde instantie of door een rechtbank verplicht worden. 

Inzage en wijzigen van jouw gegevens

Als je vragen of opmerkingen hebt over de gegevens die wij van je hebben, kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens die onderaan deze privacyverklaring zijn opgenomen.

Je hebt de volgende rechten:

• Uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we van je hebben en wat wij daarmee doen.
• Inzage krijgen in de persoonsgegevens die we van je hebben.
• Het (laten) verbeteren van fouten in de persoonsgegevens die we van je hebben.
• Het laten verwijderen van persoonsgegevens die we van je hebben.
• Het intrekken van jouw toestemming voor het gebruik van je persoonsgegevens waarvoor we eerder jouw uitdrukkelijke toestemming hebben ontvangen.
• Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik van de persoonsgegevens die we van je hebben.
• Het laten overdragen van je persoonsgegevens naar een andere organisatie.

Wij reageren binnen één maand op jouw verzoek.

Bewaren van gegevens

We bewaren persoonsgegevens die we verwerken niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking dan wel op grond van relevante wet- en regelgeving is vereist. De belangrijkste zijn:

• Administratieve gegevens worden zeven jaar bewaard.
• Persoonsgegevens van ex-klanten worden maximaal twee jaar bewaard na beëindiging.
• E-mailadressen voor nieuwsbrieven worden maximaal twaalf maanden na afmelding bewaard.

Meldingsplicht datalekken

We moeten ons houden aan de meldingsplicht bij datalekken. Indien persoonsgegevens worden gemist of verloren, dan melden we dit bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Gaat het om een datalek van persoonsgegevens van jouw klanten, dan nemen we rechtstreeks contact met je op.

Klachten

Als je vindt dat we je niet op de juiste manier helpen, kun je een klacht indienen via privacy@eventkit.nl. Nadat de klacht in behandeling is genomen zullen de uitkomsten aan je doorgeven en/of met je besproken worden. Ben je alsnog van mening dat we je niet op de juiste manier helpen, dan kun je een klacht hierover indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de instantie die toezicht houdt op de naleving van de geldende privacywetgeving in Nederland. Op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl lees je hoe je een klacht kunt indienen.

Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring, neem dan contact op via privacy@eventkit.nl.

Wijziging privacyverklaring

We houden ons aan de steeds veranderde wetgeving. Het kan daarom voorkomen dat we de privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op deze pagina worden gepubliceerd. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij de gewijzigde privacyverklaring tijdig via een nieuwsbericht aan je bekendmaken.

EventKit B.V.
Kaap Hoorndreef 66
3563 AW Utrecht